有时我们面对的Excel表格中往往会有许多空格，这样统计与核对数据就很麻烦，从而降低了工作效率。此外，对于Excel表格中隐私性较强的数据，我们也有必要予以隐藏。接下来，笔者就接合自己的工作经验，来给大家介绍一下如何解决上述问题。

一键隐藏空白单元格

许多单位的后勤管理人员，需要负责本单位办公用品的采购和发放，即单位事先拟定一个目录（图1），员工需要什么就填什么（本例假设总金额最多30元）。由于每位员工申报的办公用品都各不相同，发放就非常容易出错。其实，对于某位职工申报的办公用品，只需要隐藏所有空白单元格，即可解决这个问题。

1、添加宏代码（编注：小标题数字序号排版时去除，下同）

运行Excel（本文以2016版为例）打开工作簿，然后按下Alt+F11快捷键，打开Visual Basic编辑器并输入以下代码：

Sub yincang()

Dim rng As Range

For Each rng In [D8:DI8]

If Len(rng.Value) = 0 Then rng.EntireColumn.Hidden = True

Next

End Sub

再复制上述代码，按下回车键并执行粘贴操作，将粘贴的宏代码中的“yincang”修改为“xianshi”、“True”修改为“False”（图2）。

2、添加按钮并指定宏

在“开发工具”选项卡，单击“插入→按钮”，在图1所示界面中插入两个命令按钮，然后将其文字分别修改为“隐藏空白单元格”和“恢复初始状态”。再右击“隐藏空白单元格”按钮，选择“指定宏”，为其指定宏“yincang”（图3），为按钮“恢复初始状态”指定“xianshi”宏就可以了。

小提示：

如果Excel 2016没有显示“开发工具”选项卡，可依次单击“文件→选项→自定义功能区”，打开“Excel选项”对话框，勾选“开发工具”复选框，以调出将“开发工具”选项卡即可。

3、隐藏空白单元格

先选中B列单元格，单击“数据”选项卡中的“筛选”按钮；然后单击B列单元格中的下拉箭头，选中第一条数据记录（即第8行单元格），再单击图1所示中的按钮“隐藏空白单元格”，就完成第一条数据记录空格的隐藏了（图4）。

因为隐藏了冗余的空白单元格，所以核对与发放办公用品就方便多了，而且也不容易出错。当然，对于图1所示中的其他数据记录，可先单击“恢复初始状态”按钮，以显示所有数据，然后单击B列单元格中的下拉箭头，筛选出第二条数据记录（即第9行单元格）。再打开Visual Basic编辑器，将图2所示中的所有数字8替换为9（共计4个），最后单击“隐藏空白单元格”按钮，就可以完成第二条数据记录空白单元格的隐藏了。

小提示：

图中的字符串“D8:DI8”，表示对第8行“D8：DI8”单元格中的空白单元格执行隐藏操作。在实际操作中如有不同，大家可灵活修改。

为隐私数据加把“锁”

有时一些私密性较强的数据（如上例中的电话号码），不希望别人看到，此时可通过隐藏相关数据，并添加密码来实现。

1、设置密码及添加文字

如图5所示的界面，先切换到“Sheet2”工作表，并在A1单元格输入一个密码（如“12345678”），再切换到“Sheet1”工作表，选中第2行单元格并右击之，选择“插入”，插入一行空白单元格。接着在第2行的A2、C2、E2和G2单元格分别输入文字“密码：”并设置好字体颜色，填充色等参数（图6）。

2、创建及编辑规则

选中需要隐藏的单元格（如“B2：B43”)，再在Excel 2016的“开始”选项卡中，单击“条件格式→新建规则”，在弹出对话框中选中“使用公式确定要设置格式的单元格”（图7），输入公式“=B$2<>Sheet2!A$1”，接着单击“格式”按钮打开“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡，选中该选项卡的“自定义”选项，输入三个英文状态下的引号并单击“确定”按钮即可。

完成上述操作后，大家就会发现B列单元格中的所有数据都隐藏了。仿照第2步的操作，分别输入“=D$2<>Sheet2!A$1”、“=F$2<>Sheet2!A$1”和“=H$2<>Sheet2!A$1”，隐藏D列、F列和H列的所有数据就可以了。

3、取消单元格锁定及保护工作表

在如图6所示的界面中，同时选中B2、D2、F2及H2单元格并右击之，选择“设置单元格式”，在打开的同名对话框中，切换到“保护”选项卡，取消勾选“锁定”复选框。接着单击“审阅”选项卡中的“保护工作表”按钮，为“Sheet1”工作表添加保护，最后右击“Sheet2”工作表，选择“隐藏”，将其隐藏就可以了。

经过以上步骤的操作，“Sheet1”工作表只有B2、D2、F2及H2单元格处于可编辑状态，如果在某个单元格（如B2单元格），输入事先设置好的密码，就可以查看B列单元格中的所有数据了（图８）。而删除相关密码并回车，则已显示的单元格中的数据又会自动隐藏。